Avant, pendant et après

Avant, pendant et après

Un événement né d'une idée, du besoin de rassembler autour d'un thème, d'une industrie ou d'un secteur d'activité, ou de fêter ou commémorer une occasion, ou encore de sublimer un art, un produit ou un service et le faire connaitre du plus grand nombre possible de visiteurs et de participants.

De l'idée, né l'envie de concrétiser ce que l'on a pensé, afin de le transformer en projet. Commence alors une quête et une veille pour identifier les besoins et être rassuré.e sur le fait que notre projet peut rencontrer un echo favorable.

Dans la majorité des cas, l'organisateur d'un événement professionnel, conçoit son rôle comme étant celui d'un facilitateur, dont le génie réside dans la capacité à favoriser les échanges de savoirs et de savoirs-faire et à fournir un environnement propice aux partenariats et à la conclusion des affaires. 

Bien entendu, la recette pour la réussite d'un événement nécessite plusieurs ingrédients, parmi lesquels, la maîtrise budgétaire, la maîtrise des échéances et de la ligne de temps, le choix de l'équipe et de la plateforme collaborative et les bons outils de communication et de commercialisation, mais aussi le lieu et la qualité des prestations.

Dans cet article, nous allons essayer d'énumérer les différentes étapes du cycle de vie d'un événement professionnel, de type séminaire, webinaire, salon, foires ou exposition et mettre en évidence le rôle que peut jouer un outil de gestion dédié à l'événementiel à chacune de ces étapes, en s'appuyant en l'occurrence sur l'exemple de l'outil bee-worx event manager.

 

Ampoule idée

Phase initiale

Parmi les sujets qui revêtent une importance particulière dans les premières étapes d'initiation d'un événement l'on retrouve la préparation et la qualification du fichier de prospection, l'élaboration d'un budget, la configuration de la plateforme collaborative et des comptes utilisateurs, la réservation d'un nom de domaine et la création d'un site web ..etc.

Fonctionnalités bee-worx permettant de répondre aux besoins de la phase initiale :

  • Outil d'analyse et d'import du fichier de prospects (exposants, intervenants, presse ou visiteurs)
  • Possibilité de classification des entreprises et des contacts dans des catégories et des groupes
  • Outil de validation des adresses e-mail à travers la vérification de la syntaxe et de l'existence du nom de domaine
  • Vérification des doublons pendant et après l'import du fichier
  • Outil d'élaboration d'un budget de vente prévisionnel, avec possibilité de cloner le budget n-1 dès la deuxième édition
  • Gestion des droits d'accès membres d'équipe et management organisateur
  • Base de connaissances, comportant des vidéos et des documents d'introduction et de formation des utilisateurs
  • Pré-configuration de la liste des produits, de la liste des tâches Exposant et du formulaire d'inscription
  • Pré-configuration des modèles de commande et de facture
  • Pré-configuration des modèles de courrier électronique
  • Création automatique d'un modèle de site web et d'un sous-domaine
  • Création d'une boîte aux lettres e-mail associée à l'organisateur ou à l'événement

 

Ampoule idée

Phase de préparation

L'entame de la phase de préparation nécessite une planification, le plus souvent sous la forme d'un diagramme de gantt, répartissant les tâches entre les différents profils qui prennent part au projet. L'équipe organisatrice communique, publie, commercialise et invite, les exposants commandent leur stand et des prestations annexes et préparent leur participation en complétant leurs données de présentation et en inscrivant les membres de leur équipe, les intervenants préparent leurs agendas et leurs conférences, les visiteurs se préinscrivent à l'événement, aux conférences ou visioconférences et aux différents ateliers et activités proposées, l'équipe de support se charge d'accompagner et d'assister les utilisateurs. Chacun de ces profils d'utilisateurs a besoin de son espace dédié, afin de remplir sa part du travail.

Parmi les étapes successives, ou menées en parallèle, de cette phase, en voici une liste non exhaustive : la création d'un catalogue de produits en ligne, la planification, la répartition des tâches et les relances, la prospection/commercialisation des surfaces d'exposition, la création d'un site web, la facturation et l'encaissement des commandes, l'attribution aux exposants de droits d'accès à leur espace dédié, la préparation du formulaire d'inscription et du badge électronique d'accès, l'annonce de l'événement via un message e-mail "Save the date" et ainsi l'ouverture des inscriptions visiteurs avec envoi des codes d'accès, l'appel à contribution, l'élaboration et la publication du programme de conférences/visioconférences, la configuration et activation des prises de RDV (ces RDV peuvent avoir lieu en ligne, sur le stand ou dans une salle dédiée), les réunions d'information (en visio) pour préparer les membres d'équipe et les intervenants, notamment lorsqu'il s'agit d'événements digitaux ou mixtes.

Fonctionnalités bee-worx, qui aident à maîtriser cette phase de préparation :

  • Catalogue et fiches de produits
  • Rétroplanning en diagramme de Gantt et suivi de la progression
  • Automatisation de l'attribution des tâches en fonction des produits commandés
  • Actions commerciales, avec notifications e-mail de rappel et suivi individualisé par le commercial ou groupé par le manager de l'équipe commerciale
  • Historique de la relation client, via différentes options de journaux d'enregistrement, de prises de notes, d'évaluations et de classifications
  • Offres commerciales : élaboration d'un devis, signature de commande, facturation, encaissement, rapprochement bancaire et relances sur retard de paiement
  • Commandes en ligne, via des formulaires de commande et/ou via un panier d'achat présent dans l'Espace dédié du client
  • Gestion de plan, pour faciliter la commercialisation des espaces d'exposition
  • Site web événementiel et/ou "landing pages" avec attribution d'un domaine ou sous-domaine et d'une boîtes aux lettres
  • Alimentation automatique des pages dynamiques du site web: fil d'infos, liste des exposants, programme des conférences, formulaires
  • Alimentation manuelle des pages du site web via le gestionnaire de contenu: texte, images, vidéos, boutons, animations
  • Gestion des bannières/campagnes publicitaires avec comptage des pages vues et ces clics
  • Générateur de QRCodes (de type lien url, entrée calendrier, carte de visite, géolocalisation, texte ...etc)
  • Espace Partenaire / Exposant à partir d'un modèle préexistant et accès du Partenaire / Exposant à sa liste des tâches personnalisée et à différents outils de communication (fiche de présentation personnalisable, e-invitations ..etc)
  • Outil de création de formulaires personnalisés pour gérer les pré-enregistrements, la vente, les quiz, les sondages et les enquêtes de satisfaction
  • Billetterie et paiement des inscriptions par carte bancaire si événement payant
  • Badge d'accès personnalisé et interagissant avec une importante liste de variables de fusionnement
  • E-mailing groupé avec références marketing, suivi de l'ouverture des messages, du nombre de clics et du taux de réponse en nombre inscriptions et relances ciblées
  • Envoi d'un lien d'initialisation des codes d'accès à l'inscription
  • Gestion des conférences, des salles et des intervenants
  • Inscription aux conférences depuis l'Espace Visiteur
  • Demandes de RDV One to One depuis l'Espace Visiteur
  • Organisation de webinaires, visioconférences et ateliers en ligne et interaction avec les API Jitsi, GotToWebinar et Zoom
  • Espace dédié aux intervenants leur donnant accès à leur programme et à la liste des participants
  • Messagerie instantanée en texte et en vidéo permettant d'assurer le support et les échanges entre différents profils d'utilisateur
  • Tableaux de bord de suivi des différentes activités
  • Exports comptables
  • Log file fournissant des statistiques en temps réel sur l'activité en ligne

 

Accueil

Pendant l'événement (Jour J)

Le voilà le jour fatidique arrivé, sommes nous prêts à accueillir nos invité ? S'agissant d'un événement en présentiel, nous avons incité les visiteurs à travers de multiples relances à venir munis d'un badge, afin de fluidifier les points d'accès, hélas, certains viennent sans inscription ou sans badge, il faut donc les prendre en charge à l'accueil de l'événement. Dans l'ensemble cela s'appelle la "Gestion des entrées". En cas de conférences ou d'espaces de RDV en tête à tête nous devons aussi être en mesure de pointer la présence de ceux et celles, inscrit.e.s ou non afin de collecter des listes nous permettant de les contacter par la suite ou d'analyser les statistiques de fréquentation. Si l'inscription inclue également des prestations payantes ou des repas, nous devons être en mesure d'en contrôler l'accès. 

Fonctionnalités et services bee-worx qui prennent en charge la gestion des entrées :

  • Envoi de rappels J-1 aux visiteurs/participants pour qu'ils soient munis d'un badge avec QRCode de checkin ou de type carte de visite
  • Envoi au visiteur d'alertes de notification automatisées 30 à 60 minutes avant la conférence ou avant le RDV
  • Matériel (PDA industriels munis de têtes de lecture laser/imager) et Logiciel maison de scan de Codes barre et de QRCodes directement lié au système d'information
  • Création ou réimpression de badges à l'accueil (fourniture par bee-worx des POS (ordinateurs et imprimantes)
  • Vente de billetterie et impression ou envoi par e-mail des factures
  • "Market place" avec bon de commande et des tarifs préférentiels dans le cadre de l'événement
  • Scan des points d'accès et des conférences et tableau de bord et stats en temps réel
  • L'ensemble du dispositif fonctionne en mode dégradé (déconnecté), pour se prémunir contre les éventuelles pannes d'accès internet
  • Appli pour le scan des badges par les exposants sur leurs stands
  • Possibilité pour les intervenants de proposer à leurs participants des sondages et des quiz avec calcul de score (pour les formations)
  • En cas d'événement digital ou mixte, enregistrement des connexions et des présences aux webinaires
  • En cas d'événement digital, possibilité d'enregistrer la conférence pour rediffusion
  • Scan possible des sorties et calcul de la jauge des visiteurs présents à un instant T
  • Rapport d'analyse de la fréquentation disponible en temps réel

 

Evaluation

Après l'événement

Voilà, l'événement est terminé et la pression est tombée. Nous n'avons qu'une seule envie, prendre quelques jours de congé bien mérités pour respirer. Il ne faut pas pour autant oublier d'assurer la suite, le service après-vente, qui peut être très important pour fidéliser les participants. Il peut s'agir de publier un compte-rendu ou un reportage vidéo, les résultats d'une enquête de satisfaction, les minutes ou la vidéo en replay d'une conférence ou visioconférence, la publication d'annuaires ou de contenu publirédactionnel ou de communiqués d'entreprise, la publication d'une galerie d'images ..etc.

Comment bee-worx peut vous aider à prolonger la durée de vie de l'événement :

  • Créer et envoyer une enquête de satisfaction personnalisée à tous les présents ou envoyer plusieurs enquêtes différentes à plusieurs catégories de participants
  • Publier les "Replays" des conférences et des visioconférences
  • Envoyer un e-mailing pour annoncer les résultats de l'enquête et la disponibilité des "Replays"
  • Prolonger la durée de vie des "Fiches de présentation" des exposants, pouvant contenir des coordonnées, des textes de présentation, des liens, des images et des vidéos
  • Alimenter un fil d'infos et envoyer des newsletters, avec possibilité de partage sur les réseaux sociaux et via les fils RSS
  • Publier une galerie d'images
  • Prolonger la durée de vie du "Market place" au-delà des dates de l'événement
  • Clôturer automatiquement les formulaires d'inscription et proposer à la place des inscriptions à la newsletter ou des redirections
  • Dédupliquer, qualifier et analyser le fichier des visiteurs
  • Organiser des webinaires ou des événement digitaux annexes en complément de l'événement principal
  • Promouvoir et animer votre participation à d'autres événements en tant qu'exposant

 

Récapitulatif

Ce document met en évidence le besoin pour un organisateur de maîtriser le déroulement de son événement dans le temps et le déploiement de celui-ci dans les différents espaces de communication et auprès des différents protagonistes.

Dans notre approche nous nous appuyons sur les multiples talents de la plateforme bee-worx pour y parvenir :

  1. La phase initiale permet de configurer votre système d'information, de préparer votre fichier et de construire un budget.
  2. La phase de préparation prend en charge la gestion opérationnelle et collaborative de l'événement et couvre l'essentiel des efforts de communication, de commercialisation, de vente, de facturation, d'encaissement et de pré-enregistrement.
  3. Le jour J, la gestion des entrées, ainsi que différents types de notifications de rappel, facilitent le déroulement en toute fluidité et sans heurts de votre événement et informent en temps réel sur les présences et sur les flux.
  4. L'après-événement, tel que conçu dans bee-worx event manager, est une manière efficace de constituer un bilan et de l'analyser, mais aussi de capitaliser sur l'effort fourni et de prolonger son effet sous une forme digitale.