Avant, pendant et après

Un événement né d'une idée, du besoin de rassembler autour d'un thème, d'une industrie ou d'un secteur d'activité, ou de fêter ou commémorer une occasion, ou encore de sublimer un art, un produit ou un service et le faire connaitre du plus grand nombre possible de visiteurs et de participants.

De l'idée, né l'envie de concrétiser ce que l'on a pensé, afin de le transformer en projet. Commence alors une quête et une veille pour identifier les besoins et être rassuré.e sur le fait que notre projet peut rencontrer un echo favorable.

Dans la majorité des cas, l'organisateur d'un événement professionnel, conçoit son rôle comme étant celui d'un facilitateur, dont le génie réside dans la capacité à favoriser les échanges de savoirs et de savoirs-faire et à fournir un environnement propice aux partenariats et à la conclusion des affaires. 

Bien entendu, la recette pour la réussite d'un événement nécessite plusieurs ingrédients, parmi lesquels, la maîtrise budgétaire, la maîtrise des échéances et de la ligne de temps, le choix de l'équipe et de la plateforme collaborative et les bons outils de communication et de commercialisation, mais aussi le lieu et la qualité des prestations.

Dans cet article, nous allons essayer d'énumérer les différentes étapes du cycle de vie d'un événement professionnel, de type séminaire, webinaire, salon, foires ou exposition et mettre en évidence le rôle que peut jouer un outil de gestion dédié à l'événementiel à chacune de ces étapes, en s'appuyant en l'occurrence sur l'exemple de l'outil bee-worx event manager.

Phase initiale

Parmi les sujets qui revêtent une importance particulière dans les premières étapes d'initiation d'un événement l'on retrouve la préparation et la qualification du fichier de prospection, l'élaboration d'un budget, la configuration de la plateforme collaborative et des comptes utilisateurs, la réservation d'un nom de domaine et la création d'un site web ..etc.

Phase de préparation

L'entame de la phase de préparation nécessite une planification, le plus souvent sous la forme d'un diagramme de gantt, répartissant les tâches entre les différents profils qui prennent part au projet. L'équipe organisatrice communique, publie, commercialise et invite, les exposants commandent leur stand et des prestations annexes et préparent leur participation en complétant leurs données de présentation et en inscrivant les membres de leur équipe, les intervenants préparent leurs agendas et leurs conférences, les visiteurs se préinscrivent à l'événement, aux conférences ou visioconférences et aux différents ateliers et activités proposées, l'équipe de support se charge d'accompagner et d'assister les utilisateurs. Chacun de ces profils d'utilisateurs a besoin de son espace dédié, afin de remplir sa part du travail.

Parmi les étapes successives, ou menées en parallèle, de cette phase, en voici une liste non exhaustive : la création d'un catalogue de produits en ligne, la planification, la répartition des tâches et les relances, la prospection/commercialisation des surfaces d'exposition, l'alimentation du site web en contenu, la facturation et l'encaissement des commandes, l'attribution aux exposants de droits d'accès à leur espace dédié, la préparation du formulaire d'inscription et du badge électronique d'accès, l'annonce de l'événement via un message e-mail "Save the date" et ainsi l'ouverture des inscriptions visiteurs avec envoi des codes d'accès, l'appel à contribution, l'élaboration et la publication du programme de conférences/visioconférences, la configuration et activation des prises de RDV (ces RDV peuvent avoir lieu en ligne, sur le stand ou dans une salle dédiée), les réunions d'information (en visio) pour préparer les membres d'équipe et les intervenants, notamment lorsqu'il s'agit d'événements digitaux ou mixtes.

Pendant l'événement (Jour J)

Le voilà le jour fatidique arrivé, sommes nous prêts à accueillir nos invités ? S'agissant d'un événement en présentiel, nous avons incité les visiteurs à travers de multiples relances à venir munis d'un badge, afin de fluidifier les points d'accès, hélas, certains viennent sans inscription ou sans badge, il faut donc les prendre en charge à l'accueil de l'événement. Dans l'ensemble cela s'appelle la "Gestion des entrées". En cas de conférences ou d'espaces de RDV en tête à tête nous devons aussi être en mesure de pointer la présence de ceux et celles, inscrit.e.s ou non afin de collecter des listes nous permettant de les contacter par la suite ou d'analyser les statistiques de fréquentation. Si l'inscription inclue également des prestations payantes ou des repas, nous devons être en mesure d'en contrôler l'accès. 

Après l'événement

Voilà, l'événement est terminé et la pression est tombée. Nous n'avons qu'une seule envie, prendre quelques jours de congé bien mérités pour respirer. Il ne faut pas pour autant oublier d'assurer la suite, le service après-vente, qui peut être très important pour fidéliser les participants. Il peut s'agir de publier un compte-rendu ou un reportage vidéo, les résultats d'une enquête de satisfaction, les minutes ou la vidéo en replay d'une conférence ou visioconférence, la publication d'annuaires ou de contenu publirédactionnel ou de communiqués d'entreprise, la publication d'une galerie d'images ..etc.